Neljä ketteryyden lisääjää

Miten lisään ketteryyttä etsimällä toimenpiteitä neljän kysymyksen avulla?

Ketteryyden kehittäjät lupaavat hurjia: puolet enemmän tuotosta puolessa ajassa samoilla ihmisillä. Todellisuus on usein hurjia lupauksiakin hurjempaa, monet yritykset ovat päässeet parempiinkin tuloksiin uusilla toimintatavoilla erityisesti IT-aloilla. Näitä toimivia menetelmiä voi joustavasti soveltaa kaikessa toiminnassa. Pelkästään etsimällä ratkaisuja ja tekoja neljän yksinkertaisen kysymyksen avulla voidaan ratkaisevasti parantaa lähes jokaisen ryhmän, tiimin ja johtoryhmän toimintaan.

1. Miten lisäät tekemisen läpinäkyvyyttä omassa ryhmässäsi?
   

   Työskentelemme helposti vain omassa kuplassamme näkemättä toisten yksilöiden toimintaa. Mitä paremmin eri ryhmän jäsenet tuntevat toistensa työtä ja sen sujumista, sitä paremmin alkaa toteutua automaattinen itseorganisoituminen ja yhdensuuntaistuminen. Kun ihmiset tietävät mitä muuta tekevät ja pohtivat, he myös huomaavat riskit ja mahdollisuudet entistä nopeammin puhumattakaan toiminnan yhdensuuntaistumisesta. Tätä läpinäkyvyyttä on helppoa lisätä sekä kaikissa tapaamisissa ohjaamalla yksilöt kertomaan kolme tai neljä tärkeintä asiaa, jota he parhaillaan työstävät parhaillaan ja seuraavalla viikolla. Monissa johtoryhmissä pelkästään tämä tiivis 60 sekunnin kertominen on oleellisesti parantanut johtamisen yhdensuuntaistumista.

2. Miten lisää välitöntä palautetta viivytetyn palautteen sijaan?
   

   Palautteen ydinajatus on toimia termostaatin kaltaisena takaisinkytkentänä toiminnan suuntaamisessa. Mitä pidempi aika on tekemisen ja palautteen välillä, sitä vähemmän palaute toimii. Se muuttuu toisten tekemisten arvosteluksi oppimisen sijaan. Koko palautteen idea katoaa ja mystifioituu mielikuvien sudenkuoppaan. Toimiva palaute on välittömästi tekemiseen liittyvää ja mieluiten päivittäistä ja tai viikoittaista. Parasta palautetta on itsearviointia toisten tukemana siitä, miten asiat sujuivat. Tällöin palaute onkin onnistumista vauhdittavaa takaisinkytkentää mielikuviin pohjautuvien arvosteluiden sijaan. Parhaiten toimiva palaute arjessa on yhteistä lyhyen rytmin arviointia siitä, miten olemme täyttäneet lupauksemme. Tiimeissä ja johtoryhmissä tämä voi olla itsearvioinnin pohjalta nousevaa pohdintaa tekemisen onnistumisesta sekä keinojen etsimistä, miten päästään yhdessä paremmin eteenpäin. Kun yksilöt nostavat esiin lyhyesti pari onnistumistaan sekä asioita, joista on syntynyt jumeja ja joissa tarvitaan apuja, niin sekä keskinäinen luottamus että onnistumisten kasvu tapahtuvat samanaikaisesti.

3. Miten aikaansaat nopeammalla rytmillä jotain näytettävää asiakkaille?
   

   Teemme työtä aina toisia yksilöitä varten, olivatpa he sisäisiä tai ulkoisia asiakkaitamme. Mitä myöhemmin näytämme heille aikaansaannoksiamme, sitä vähemmän he voivat vaikuttaa niihin ja sitä helpommin teemme jotain aivan muuta kuin asiakkaamme toivovat. Samalla oma ymmärryksemme ja motivoitumisemme laskee välittömän palauteen puuttuessa. Jopa muistioiden tekeminen hyötyy nopeasti näyttörytmistä laajemmista tehtävistä puhumattakaan. Kun asiakkaiden kanssa yhdessä arvioidaan aikaansaannoksia parinkin viikon välein, sekä toiminnan suunta että asiakkaiden toiveet kohtaavat entistäkin paremmin. Samalla myös sitoudumme voimakkaammin yhteiseen maaliin. Tämä jatkuvaan näyttämiseen pohjautuva toimintatapa myös yhtenäistää ryhmiä toimimaan samaan suuntaan. Näytettävät asiat eroavat ryhmittäin. On keskeistä pohtia, miten jaksotamme eri asioiden tekemisemme ja työtapamme siten, että loppukäyttäjämme pääsevät niitä jatkuvasti kommentoimaan.

4. Miten siirrät valtaa sinne missä on osaamista, asiakassuhteita, tekemistä sekä palautteen saamista?
   

   Nopein tapa tappaa joustavuus ja ketteryys on siirtää päätöksentekoa organisaatiossa mahdollisimman kauas tekijöistä ja osaajista sekä näiden ymmärryksestä. Vastaavasti nopein tapa lisätä toiminnan tuloksellisuutta ja ketteryyttä on siirtää keinoista ja osatavoitteista päättäminen todellisille tekijöille. Samalla tietysti on tarve sopia kokonaistavoitteista yhdessä. Mitä paremmin tekijäryhmät saavat itse ja yhdessä toimintavapautta ja päätöksentekovaltuuksia, sitä nopeammin ja asiantuntevammin ja sitoutuneemmin he pystyvät työskentelemään varsinkin jos aikaisempien kolmen kysymyksen asiat toteutuvat. Mitä kauempana asiakkaista ja tekijöistä päätöksiä tehdään, sitä enemmän ne muuttuvat asiakastarpeiden irvikuviksi ja tehottomiksi nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Tämän tajuaminen näkyy myös uusia organisoitumismallien kehittymisessä. Näissä malleissa vähennetään radikaalisti esimiesten määrää ja ohjataan toimintaan liittyvät päätökset ja valtuudet tekijöillä ketteryyttä tavoiteltaessa.

Ketteryyden soveltamisesta ja tuottavuuden noususta

Näitä ketteryyden elementtejä voi soveltaa kaikissa organisaatioissa, tiimeissä ja johtoryhmissä. Olemme hyvällä menestyksellä pohtineet yhdessä asiakkaittemme kanssa kuhunkin tilanteeseen sopivia elementtejä ja tulokset ovat lupaavia. Joskus yhdenkin kysymyksen pohtiminen ja uuden vivun löytäminen on ratkaisevasti auttanut koko organisaation tuloksellisuuden kasvua. Tätä pohtimista kannattaa yhdessä kehittää!